Veja a importância do mapeamento de processos pode ajudar no crescimento do seu negócio, e saiba como utilizá-lo da forma certa.
Você está identificando algum erro pontual na sua empresa e não sabe como solucionar? Esses erros pontuais em sua grande maioria são gargalos do processo produtivo ou das etapas que existem dentro do seu negócio. Com isso, o mapeamento de processos pode ser a saída para solucionar os problemas dentro da sua empresa.
As empresas são compostas de um conjunto de pessoas e de partes que geralmente são interdependentes. Desse modo, quando alguma etapa comete um erro por mais pequeno que seja reflete em outros setores e principalmente no consumidor. Assim, os erros de gestão e falta de planejamento são os principais motivos que levam uma empresa a fechar as portas.
Então o que fazer?
Olhar para todas as partes da sua empresa é essencial para o seu sucesso como empreendedor e também para a saúde do seu negócio. No entanto, a organização e principalmente o acompanhamento é essencial para que o seu negócio funcione em todas as partes.
Entretanto, os gargalos dentro de uma organização podem surgir de vários modos, e em várias etapas. Mas como identificar um erro na sua empresa? Quais os erros gerenciais mais comuns que podem acontecer no seu negócio? A Paulista Jr. vai te ajudar a identificá-los.
Quais os erros mais comuns nas empresas?
1.Falta de organograma
Uma situação comum nas empresas são funcionários que não sabem exatamente suas funções e principalmente os resultados que precisam entregar. A falta de organização e comunicação entre os gerentes e os subordinados é crucial para o bom funcionamento da empresa. A conversa e decisão de ações e resultados pode ser vital se não feita de forma certa.
A falta destas definições ocasionar margem para erros e também perda de tempo com retrabalhos. Assim, falta de um organograma definido pode acarretar uma sobrecarga de funcionários e também gerar queda na produtividade. Já que quando não há uma organização bem elaborada e clara, corre o risco de destinar pessoas certas mas para funções erradas. E assim, levar a perda de tempo e ao aumento da possibilidade de erros.
2.Falta de comunicação entre as partes
A falha de comunicação é um erro crucial dentro das organizações, e muitas empresas sofrem para tentar eliminá-lo. Geralmente, quando não há um gestor para cada área é mais difícil ainda resolver este problema. A gestão de processos visa amenizar os possíveis erros de comunicação. Desse modo, um funcionário responsável por repassar as tarefas e efetivar a comunicação entre os setores, é essencial.
Quando a repartição de tarefas não é centralizada a chance de um erro de comunicação virar erro de produção é alta. Portanto, a definição de um meio de comunicação, seja ele por um funcionário específico ou por um software é crucial.
3.Falta de engajamento no time
Empresas que não apostam na cultura de gestão geralmente tem funcionários estressados e desanimados. Além disso, a sobrecarga contribui para o desengajamento e falta de motivação dos membros do time. Tudo isso, pode ocorrer por vários motivos, e a falta de um organograma funcional é um deles.
A implementação de uma cultura dentro da empresa contribui para o alívio do estresse entre os funcionários. Assim, é possível configurar etapas que são prioridades ou não, garantindo que não haverá sobrecarga de tarefas. Além disso, é importante que os gestores sempre tentem engajar o time,por meio de feedbacks e motivando no dia-a-dia.
4.Sem padronização a aparição de erros é maior
A padronização das partes que constituem a empresa é essencial para evitar a probabilidade de erros. Uma empresa que não tem uma padronização das etapas de produção a aparição de erros se tornará cada vez mais presente.
Nas pequenas empresas essa situação se torna mais latente. Já que, devido falta de determinação de funções os funcionário realizam a demanda do dia a dia, ou daquele momento. Por isso, para que não aconteça na sua empresa, é necessário um planejamento, decidido e repassado para os funcionários.
Explicando melhor
A elaboração de processos bem definidos vai garantir a redução da probabilidade de erros. Com isso, aumentando qualidade do seu produto ou serviço, e evitando retrabalhos e a perda de tempo. Assim, é essencial que haja um planejamento na sua empresa para determinação de funções, e de todos os setores.
Para isso, há diversas técnicas que podem ajudar a tomada de decisão favorecendo o aumento da produtividade e também do faturamento. No entanto, caso tenha identificado algum problema dentro da sua empresa, e não sabe como resolvê-lo, o mapeamento de processos pode ajudar a mapear e solucionar. E é por isso, que a Paulista Jr. vai te ajudar a entender melhor sobre esses processos.
Como funciona o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma das técnicas mais eficientes usada para solucionar possíveis problemas dentro da empresa. Ele é responsável por achar possíveis etapas que podem estar sendo trabalhadas de forma não suficiente. Utilizada por empresas de todos os portes, é uma maneira simples de achar erros e gatilhos em todos dos processos, principalmente na produção. Assim, elabora um parâmetro para implementação de possível melhoria visando identificar possível.
Mas, para que tudo isso seja posto em prática a primeira etapa do mapeamento de processos é a definição do objetivo do projeto, pelo empreendedor. Essa etapa consiste em definir com clareza porque o mapeamento vai ser realizado: Para aumentar produtividade? Ou para aumentar o faturamento? Entre vários objetivos que podem ser necessários.
Após analisada todas as necessidades do empreendedor o mapeamento será posto em prática. Assim, identificando atividades e processos que precisam ser analisados. Desse modo, durante o processo serão realizadas entrevistas e estudos para entender melhor como funciona cada etapa e o que realiza cada funcionário. Somente deste modo, é possível ter um ideia minuciosa de como as melhorias poderão ser alcançadas.
Mas o que vêm depois?
A próxima etapa é a documentação, todo o processo e análises serão documentadas para que o empreendedor consiga manter e guardar todas as possibilidades de melhoria e também de gargalos e erros produtivos. Após todo o procedimento é hora de colocar em prática, assim, o mapeamento de processos dará ao empreendedor possibilidades na mudança da gestão da empresa e em como as etapas podem ser melhoradas para alcançar o objetivo que foi discutido anteriormente. Assim, nada é realizado sem o consentimento e avaliação do empresário, é claro, tudo que for decidido e que será posto em prática vem da decisão dele.
Como o mapeamento de processos vai ajudar a minha empresa?
Os benefícios do mapeamento de processos são grandes, no entanto, nas pequenas empresas eles podem ser observados com mais presença. A elaboração de um organograma e objetivos bem definidos juntamente com a necessidade do empreendedor e também a análise de todos os processos, cargos e etapas produtivas da empresa podem resultar em benefícios múltiplos, que vão fazer a sua empresa crescer.
O mapeamento de processos pode trazer vários resultados, e entre eles podemos citar: a padronização; o melhor aproveitamento do tempo; funções e cargos bem definidos; o aumento da produtividade; funcionários satisfeitos e engajados; o aumento da qualidade do seu produto ou serviços; um maior controle das etapas produtivas; e também melhor entendimento do seu negócio.
É claro que, o mapeamento de processo vai gerar para você empreendedor situações que podem ocasionar melhorias na sua empresa, no entanto, cabe a decisão de qual cenário que poderá ser implementado ao gestor. No entanto, com a análise obtida no processo, é possível analisar as inúmeras situações além de proporcionar uma.
Quando optar pelo Mapeamento de Processos?
A principal dúvida dos empreendedores sobre o mapeamento de processos é: eu preciso esperar identificar algum erro para optar pela técnica? E a resposta é: NÃO!
O mapeamento de processos além de identificar possíveis erros dentro da sua empresa vai analisar setores e etapas que podem ser melhoradas e também pontos fortes que já existem no seu negócio. Para que assim, depois de toda a análise realizada você possa apostar em setores que estão se saindo bem e que podem ser usados de exemplos para outras etapas produtivas.
Então, não espere que aconteça algum erro dentro da sua empresa para se preocupar com isso. A organização tem que começar desde o primeiro passo para montar seu negócio. Ficou interessado pelo mapeamento de processos e quer saber mais? Vamos ter o prazer em te ajudar a organizar melhor sua empresa! Entre em contato conosco.